同窓会開催手順

学年同窓会・クラス会の実施方法について、その手順例を紹介します。

1.幹事を集める
・男女含めて6~8人が理想・少なくとも3人
・コアとなる幹事は直接話ができる距離
・人材のバリエーション(文系・理系・男子・女子)

2.開催日を決める
・3ヵ月以上先
・参加者の都合が合わせやすい土曜や休日前
・午後6時から7時ぐらいにスタート

3.会場を決める
・集まりやすい場所で駅から徒歩圏
・二次会場が確保できる場所
・案内送付数の3割以上のキャパシティー
・まず仮予約
・下見の実施
・着席と立食
・メニュー内容と飲み放題

4.内容を決める
・当日の進行(開会・挨拶・乾杯・歓談・中締め)
・アトラクション(映像投影・音楽演奏・校歌・講演・ビンゴ・その他の演出)
・写真撮影
・同窓会直前企画(学校見学・母校応援観戦・スポーツ企画・他)
・タイムスケジュール(2時間30分以内で進行)※会場による
・看板・花の設置・名札(旧姓)・記念品・参加者名簿

5.会費を決める
・ホテル開催での相場は、7,000円〜10,000円
・基本は、飲食費×1.2+α
・幹事の持ち出しにならないように

6.役割を決める
・準備:幹事代表・会場予約担当・会計担当・連絡先受付担当・出欠リスト担当
・当日:司会・記録係・挨拶・受付・当日会計・会場係
・一人の負担が多くならないように

7.案内を送る・情報を発信する
・同窓会名簿の活用(同窓会へ相談)
・先生への案内
・データベース作成(エクセルなど)
・案内状は、往復はがきを利用(コピー又は印刷依頼)
・投函の締め切りは3週間前ぐらい
・行方不明者は必ず増加(実家への送付)
・ホームページの活用
・Facebook,twitterなどSNSを活用
・部活動や出身中学などで人のネットワークを活用
・返信先と発送元(母校も活用可)

8.出席者を予測する
・返信はがきを期限内に返信するのは50~70%
・それ以降に増えても現行出席者数の10~20%程度まで
・出席率は、年代によって違う。30代から40代前半は要注意。
・会場予約した予定数と大きく違う場合は、早めに連絡
・1週間前にはとりあえず確定する
・当日まで増減がある
・定期的に幹事と連絡をとる(メーリングリストの利用)

9.当日の準備をする
・会場入りは1時間前で打合せ
・会場レイアウトや音響の確認
・受付の手順の確認(参加者チェックリスト・会費徴収のタイミング・釣銭)
・渡すモノ(参加者名簿・次第・名札・記念品・領収証・アトラクション備品)の準備
・置くモノ(卒業アルバム・写真投影用パソコン・など)
・乾杯や中締めを依頼

10.同窓会を実施する
・開会後も受付は必要(幹事が交代で)
・会の進行は司会者、会場との調整は担当の幹事
・食べ物・飲み物の減り方に注意
・出席予定者で来てない人へ連絡
・スナップ写真撮影は随時、集合写真は後半に
・会場への支払いは、中締めの前(明細書・領収証をチェック)
・二次会場へ連絡(時間と概ねの人数)
・二次会参加者は、徒歩10分圏内なら50~60%

11.終了後の精算をする
・早めの精算(立替の解消)と決算
・連絡先データの整理、同窓会へ連絡
・写真のアップロードや送付
・幹事による反省会と次回開催予定

文責:樫浦敏彰

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